¿Tienes que juntarte con compañeros para hacer un trabajo? ¿Necesitas charlar unos temas con algunos amigos o colegas? ¿Se te hace difícil juntarte en algún lugar geográfico porque estas en otra ciudad u otro país? ¿Querés maximizar los tiempos de todos?.

Tu solución es hacer una reunión virtual, cada uno en su casa, trabajo o en un locutorio/cíber que este cerca de donde te encuentres. ¿Qué necesitas?.

• Micrófono y auriculares (si querés comunicarte por voz y no terminar con los dedos mochos por escribir mucho y rápido). Si no tienes auriculares, puedes usar los parlantes, pero con el volumen bajo, porque puede producir un acople con el micrófono o ese eco que se escucha en los programas de televisión con juegos telefónicos. De igual manera, son mejores los auriculares, y si son esos que traen micrófono incorporado (como el de la foto) mucho mejor.
• Una computadora (obviamente) y el programa Skype (la última versión) y estar registrado en el mismo. Esto último, para tener un usuario y contraseña para utilizarlo. La descarga es gratis y hay una versión en español. Puedes registrarte la primera vez que lo abrís, luego de instalarlo o en otro momento también.

Para el organizador de la reunión

Una vez que todos los participantes de la reunión virtual tienen esos requisitos, al organizador o moderador del encuentro le toca el siguiente trabajo.

Con el Skype abierto, ir a la pestaña “Live” (están las pestañas Contactos, Llamar… y Live). Ahí están algunos de los SkypeCasts activos en ese momento. Nosotros vamos a crear nuestro propio SkypeCast con el nombre que querramos, para que sea nuestra sala de reunión.

Para ello vamos al directorio de SkypeCasts y hacemos clic en Crea un Skypecast. Si no estamos logueados, lo hacemos con nuestro usuario y contraseña que habíamos sacado antes.

Ahora ponemos todos los datos sobre nuestro SkypeCast como el nombre, idioma, Pública/Oculta (este ítem es interesante, porque nos permite que nuestra conversación figure en el directorio y quien quiera ingrese (Pública) o la opción de Oculta para que solo nosotros sepamos de su existencia e invitemos a quien querramos).

Podemos iniciar ahora o estipular un día y una hora de inicio. Debemos poner una duración para la misma (5 horas como máximo), siempre es recomendable poner más tiempo del estipulado, por las dudas que se extienda un poco más.

El resto de los ítems son opcionales. Si quieren los completan (palabras clave, imagen y url relacionada). Clic en “Siguiente”.

A continuación nos dará una dirección para poder conectarnos a nuestro SkypeCast. Si pusimos antes “Iniciar ahora” ya podremos ingresar. Y sino, tendremos que esperar a la fecha/hora que pusimos antes, para poder entrar.

Recuerden enviar la dirección que nos dio el sistema a nuestros invitados a la reunión. Así podrán ingresar de forma correcta. Pueden hacerlo enviándola por mail o por algún mensajero instantáneo como MSN Messenger.

Para los invitados

Primero, verificar que tienen los requisitos que dice arriba.

Recibirán una dirección (URL) para ingresar a la sala de reuniones o SkypeCast. Abran Skype e inicien sesión con sus datos de usuario y contraseña. Ingresan a esa dirección desde un navegador (como Internet Explorer o Firefox) y les dirá que van abrir un programa/aplicación externo (Skype) para poder ingresar.

Le dan “Aceptar” a los carteles y se conectarán a la reunión.

Sobre la moderación

De acuerdo a lo que decida el organizador, puede que cualquiera pueda hablar en cualquier momento o tenga que pedir voz (es decir, que le activen el micrófono) para poder hablar.

Si son varios los miembros de la conversación, es probable que el organizador decida por esta última para una mejor organización y la conversación no se vuelva un caos.

De igual manera, aunque tengas desactivado el micrófono, en todo momento podrás escuchar la conversación.

Soporte externo

Es recomendable que los miembros de la conversación tengan abierto una conversación grupal (chat) en algún programa distinto al Skype. Por ejemplo, tener una conversación grupal en el MSN Messenger. Esto sirve para que si alguno tuvo algún problema con el Skype pueda reportarlo al organizador y pedir ayuda al grupo.

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